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No.3


足し算いろいろ
<オートSUM,SUBTOTAL,SUMIF>

今回は「足し算」です。「なんだ!」と思わないでください。足し算は奥が深いのです。
実際、ビジネス上で表を扱うときには、この足し算(合計・合算・集計などと呼ばれますが)がもっとも多く使われ、
かつ重要な位置を占めています。たかが足し算されど足し算です。

今回は3つまとめて紹介します。画像が14個にもなってしまいました。わかりやすくするためですので、お許しください。
極力ファイルサイズを小さくして、読み込みを速くするよう努力しています。

<オートSUM>
このアイコンを押したことがない人はいないでしょう。Excelの中ではもっともポピュラーな機能です。
しかし、このボタンは押したときにどのセルがアクティブになっているかで、その動きを大きく変えます。

<SUBTOTAL>
関数の登場です。
SUBTOTALはいろいろなことが出来ますが、ここでは、フィルタを掛けたときに、抽出されたデータだけ足し算する。
という使い方をしています。

<SUMIF>
これも関数です。読んで字のごとく、「もし〜だったら足す」です。
「もし男だったら足す」「もし在庫品だったら足す」の様にです。
これによって、たとえば「在庫品」を「出荷待ち品」に変えれば、合計されるところも在庫品から出荷待ち品に移ります。

今回からレイアウトを変更して、説明文を画面の横から下に移しました。
「Internet Explorer でプリントアウトするときにA4に入らない」とのご意見を頂いたからです。
そのため、Netscape Navigater をご利用の方は、印刷するとページ数が多くなってしまいますが、ご了承ください。

一番下に、サンプルファイルのダウンロードアイコンを置きました。
(LZH形式の圧縮ファイルです → 解凍方法はこちらをご覧ください)


<オートSUM>
基本中の基本です。
縦に並んだ数字の下のセルを選び「オートSUM」をクリックします。

自動的に式が入ります。
B2からB4まで合計(SUM)します。という意味です。
合計する範囲が自分の意図した範囲であれば、そのまま[Enter]します。
違う場合は、マウスのドラッグで範囲指定します。

さらにその下に数字をを入れて、またオートSUMします。
すると今度は(B6:B8)が範囲になります。
1行空けて(後でオートフィルタを掛けるため)合計欄を作って、そこでオートSUMします。

すると、今度は先程入力した2つのセル(B5とB9)が合計されます。
このようにオートSUMは範囲を自動的に認識して式を作ります。
自分で式を入れる前に、一度押してみると意外な発見があるかもしれません。

[データ]→[フィルタ]→[オートフィルタ]でオートフィルタを掛けます。
「分類」のプルダウンメニューで「奇数」を選んでみます。

表示は奇数のみになりましたが、合計は変わりません。
つまり表示されていないデータも合計されています。
これが不便に感じることがあります。

<SUBTOTAL>
[
そこで、「表示計」などの名前を付けて、そこに[SUBTOTAL]という関数で式を作ります。

いったんオートフィルタで「すべて」を選択し、一番下に「表示計」などの名前で欄を作ります。
式を入力したいセルを選択し、[関数貼り付け]のアイコンをクリックします。

ポップアップしたウインドウで、[数学/三角]を選び、出てきた候補から[SUBTOTAL]を
選んで[OK]ボタンをクリックします。
この関数のリストはアルファベット順です。[SUBTOTAL]は下の方ですので、
スクロールして探してください。
一度使えば次からは[最近使用した関数]に登録されますので、探しやすくなります。

式の内容を入力するウィンドウに変わります。
[集計方法]の欄に"9"を入力します。"9"は「合計する」という意味です。
その他の集計もできます。HELPを参照してください。

範囲は複数指定できますが、ここでは[範囲1]のみ入力します。

入力窓の右側のボタンを押すと、ウィンドウが小さくなって下の表が見えるようになります。
またこのウィンドウは、グレーの部分をつかんで動かすことが出来ます。
邪魔にならないところに動かしてもOKです。

表の、値が入力されている部分をマウスでドラッグして範囲指定します。
指定が終わったら、また窓の右のボタンを押すとウィンドウが元に戻ります。

10 完成した式を確認して、[OK]ボタンをクリックします。

11 オートフィルタで「奇数」を選択すると、[SUBTOTAL]式が入ったところは、
表示された値の合計になっています。
便利でしょ?

<SUMIF>
12 こんどは、「常に奇数の合計を表示しておきたい。」というときに使う、[SUMIF]です。

同じように[関数貼り付け]アイコンをクリックします。

13 [範囲]は条件で抽出される範囲を指定します。ここでは「奇数」「偶数」と入っているところです。

[検索条件]は抽出する条件です。"奇数"と入力してもよいのですが、ここでは隣のセルを
指定して、そのセルに条件を入力しています。どんな条件かわかりやすくして、後々表示と
計算式の内容が不一致にならないようにするためです。

[合計範囲]は抽出された行のうち、どこを足すか指定します。

さて、ここでセルの行を指定する数字の前に"$"が入っています。
これはその式をコピーしたときに、数字が変わらないように固定するために指定するものです。
数字の前に入れると、縦にコピーしたときに、変わりません。
アルファベットの前に入れると、横にコピーしたときに、変わりません。
両方に入れると、縦にコピーしても、横にコピーしても変わりません。
これを活用すると、式のコピーの効率が上がります。

14 出来た式をコピーしてみると、わかります。
真ん中の[条件]のところだけ"$"を付けていないので、数字が増えて隣のセルが条件に
なるようになります。

これで、たとえば"2"を奇数に変えると(へんですけど)、リアルタイムで奇数が"11"
偶数が"10"になります。
いちいちフィルタを掛ける必要がありません。

ダウンロードサンプルファイルのダウンロード



今回は長くなってしまいましたが、いかがでしたか?
足し算は奥が深いでしょう?
みなさんも活用してください。

ご意見をお聞かせください。「こんなの取り上げて!」「これができない!」も歓迎です。
できるだけ、ご期待に添えるよう頑張ります。


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