内定者1000名以上輩出!正しい就職活動(OB訪問)メールの書き方を紹介

正しい就職活動(OB訪問)メールの書き方

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正しい就職活動(OB訪問)メールの書き方

メールマナーを守れていない就職活動生が増えています(電話やメールで名乗らない人もいる?!「ケータイ世代」にありがちな就活の落とし穴とは?)。

 

もし、メールマナーを守っていなければ、仕事もできない人と判断されてしまいます。今のうちからメールマナーを学びましょう。

就職活動(OB訪問)メール診断

「就職活動メール診断」に取り組み、自分のメールマナーを確認しましょう。

 

就職活動メール診断

就職活動(OB訪問)メール診断解説

Q1 本題に入る前に「拝啓」などの挨拶は絶対に必要だ

 

メールでは要点を相手に伝えることが大切なので必要はありません。

 

Q2 返信メールのタイトルに「Re:〜」のままでは失礼だ

 

今までのやりとりがわかりやすいのでOK。でも、全く内容が変わるときは書き直したほうが良いでしょう。

 

Q3 深夜にメールで問い合わせをしていけない

 

やむ終えない場合は仕方ないですが、なるべくなら営業時間内(18時)までに送信しましょう。

 

Q4 適したタイトルがない場合は件名を書かなくても良い

 

件名は必須。「問い合わせ」「質問」のように一目見てわかりやすいタイトルをつけましょう。

 

Q5 3日以上経っても返事が来ない。催促メールを送っても構わない。

 

連絡漏れの可能性もありますので、遠慮せず、丁寧に問い合わせをしましょう。

 

Q6 一度のメールにたくさんの質問をしてはいけない。

 

質問するのは主体的な行動の表れ。わかりやすく書いていれば大丈夫。

 

Q7 メールの最後には署名(大学名、名前、電話番号、メール)がある

 

署名があると誰から問い合わせがあり、連絡するときはすぐに連絡ができます。相手の立場になることが大切です。

 

Q8 メールを送る際、最初に宛名(○○様)、名前を名乗っている。

 

メールだけに限らないですが、まずは名乗ることが大切です。「名前」がわからない場合は、「ご担当者様」で大丈夫です。

 

Q9 送信後に間違いを発見。再送信しても良い。

 

原則として間違いはよくないのですが、間違いを発見したら「すぐ」に謝罪して再送信しましょう。

 

Q10 TPOを守れていれば、携帯メールでもかまわない。

 

パソコンのメールと構わないですが、礼儀よくマナーを守って送りましょう。

 

【番外編】

 

Q お問い合わせをして返事が着たら、お礼メールを送った方がよい

 

お礼をするのは個人の自由ですが、御礼されたほうがうれしいもの。担当者の方に好印象を与えるかもしれません。

 

 

就職活動(OB訪問)メールよくある間違い

1)宛名を書かない

 

誰に送ったメールかわからないため宛名を書きましょう。

 

悪い例

 

田口です。

 

表記の件ですが、了解しました。
何卒、よろしくお願い致します。。      

 

良い例

 

田中様

 

○○大学○○学部○○学科3年生の
田口です。

 

表記の件ですが、了解しました。
何卒、よろしくお願い致します。

 

2)名前を名乗らない

 

名前を名乗らなければ、誰からのメールかわかりません。何度メールを送っても、必ず名前を名乗りましょう。

 

悪い例

 

田中様

 

表記の件ですが、了解しました。
何卒、よろしくお願い致します。      

 

良い例

 

田中様

 

○○大学○○学部○○学科3年生の
田口です。

 

表記の件ですが、了解しました。
何卒、よろしくお願い致します。

 

3)幼い表現、馴れ馴れしい

 

メールも「ビジネス文書」です。「(笑)」「!」などの表現は避けましょう。「杉本さま」のように宛名を「さま」のように平仮名で書く人がいますが、目上の方には失礼です。「杉本様」のように「様」と書きましょう。

 

また、メールを何度もやりとりをしていると説明をおろそかにする人がいますので注意下さい。1通1通を大切にしましょう。

 

悪い例

 

田中さま

 

表記の件ですが、了解しました!!
よろしくお願い致します!      

 

良い例

 

田中様

 

○○大学○○学部○○学科3年の
田口です。

 

表記の件ですが、了解しました。
何卒、よろしくお願い致します。

 

4)件名を書かない

 

メールの内容が一目でわかるように件名は書きましょう。

 

悪い例

 

Subject:無題

 

良い例

 

Subject:面接日時に関する問い合わせ

 

5)見づらいレイアウト

 

1日に100通以上メールを見る方もいるため、相手が読みやすいようにメールを書かないと見てもらえません。相手の立場になって改行するなどしましょう。

 

悪い例

 

田中様

 

お世話になっております。田口です。
1点質問がございます。会社説明会で企業に訪問した時、着てきたコートはどこにおけばよろしいのでしょうか? ご回答の程、よろしくお願い致します。

 

良い例

 

田中様

 

○○大学○○学部○○学科3年の
田口です。

 

1点質問がございます。

 

会社説明会で企業に訪問した時、
着てきたコートはどこに置けばよろしいのでしょうか?

 

ご回答の程、よろしくお願い致します。

 

6)誤字脱字

 

注意力がない人だと思われてしまいます。何度もメールを見直しましょう。日付けの間違いが多いです。

 

 

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【感想】
「1日1回読み返す価値ありです」
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就職活動で心がけたい「あかさたなはまやらわ」の法則
【感想】
「就活を終えた今、読んでみると、どの文章も納得します」
「就活だけでなく、普段の仕事にもあてはまることがある」
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