初心者のデーターベースの作り方

データーベース構築の説明のため マーエーテックの販売管理ソフト「販売管理官」Helpを利用します
ネット上で無料ダウンロードができるので利用しよう

*****起動時の必須事項 *****

システム起動時、最初に行わなければならない事は環境設定と各種マスター登録です。
システム構築を簡単に言って(概要)
          @会社情報(環境設定)
          A各種マスター登録
          B前月残(売上、仕入)、前回請求額、前回支払予定額の設定
の入力が終えればデーターベースの基礎固めの完成です。
後は日常の 売上、仕入、入金、出金の入力と請求・支払の更新と売上・仕入の月次更新 日次処理、請求処理、支払処理をするだけです。


***** 環境設定フォームの各項目入力 *****
           ^
販売管理システムの導入、運用するにあたり、環境設定と各種マスターへの登録は、非常に重要なステップです。

会計年度       はシステム起動時の期首年月日、期末年月日を入力してください。
消費税率       は消費税を入力してください。(正の整数(1,2,3,4,5,6,7,10,等)にて入力してください。)
売上伝票初期番号 は売上伝票の伝票番号最初の値の設定です。
仕入伝票初期番号 は仕入伝票の伝票番号最初の値の設定です。
売上台帳検索期間 は売上台帳フォームが表示された際の台帳の期間範囲指定です。
仕入台帳検索期間 は仕入台帳フォームが表示された際の台帳の期間範囲指定です。
以下          

住所1
住所2
法人・個人名
TEL
FAX 
 はシステムを使用するお客様の項目で、伝票各種に表示されます。

環境設定フォームに表示される銀行と各種伝票に印字される銀行は
  各種マスター登録の銀行マスター登録により登録された上位3銀行が表示されます。

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***** システム起動時のマスター登録の仕方 *****
    
環境設定フォーム内の各種マスター登録ボタンをクリックし各種マスター登録フォームを表示します。
マスターの登録順序は矢印のように担当者マスターから開始残高入力仕入という順序でおこなってください。
登録方法はHelp(マニュアル)を参照してください。

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***** システム導入時の開始残高入力 *****

売上・入金・仕入・出金入力を始める直前取引先の前月残、前回残を設定します。
売掛金管理表、買掛金管理表、請求一覧表、請求書発行、支払金額表、を完全な状態で作成する為です。

開始残高入力(売上)

システムを導入し、環境設定・各種マスター登録を済ませ、売上・入金入力を始める直前の
得意先への
前月売掛集計された売掛残高(前月末日の残高)、
前回請求集計された請求残高(前回請求内訳の今回請求残)です。

システム導入年度開始日は
 初めてシステムに売上・入金入力をおこなう月初日付(月初で指定)(例:2006/08/01)

売掛開始残高は
 前月売掛集計された売掛残高を入力してください。(前月末日の残高)
注意 : 下表は当システムを導入する以前に使用していたシステムと仮定した売掛残高表です

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請求開始残高は
 前回請求集計された請求残高を入力してください。(前回請求内訳の今回請求残)
注意 : 下表は当システムを導入する以前に使用していたシステムと仮定した請求残高表です

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開始残高入力(売上)フォーム

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開始残高入力(仕入)

システムを導入し、環境設定・各種マスター登録を済ませ、仕入・出金入力を始める直前の
仕入先への
前月買掛集計された買掛残高(前月末日の残高)、
前回支払集計された支払予定額(前回支払内訳の今回支払予定額)です。

システム導入年度開始日は
初めてシステムに仕入・出金入力をおこなう月初日付(月初で指定)(例:2006/08/01)

買掛開始残高は
 前月買掛集計された買掛残高を入力してください。(前月末日の残高)
注意 : 下表は当システムを導入する以前に使用していたシステムと仮定した買掛残高表です

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支払開始残高は
 前回支払集計された支払予定額を入力してください。(前回支払内訳の今回支払予定額)
注意 : 下表は当システムを導入する以前に使用していたシステムと仮定した支払残高表です

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開始残高入力(仕入)フォーム

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システム導入直後の伝票入力の注意と手順

請求締・支払締・が月末の取引先の伝票は、システム導入直後の月初日付の伝票より入力を始めて問題は無いのですが、
締日が月末ではない取引先伝票の場合は、前月の締日の後から前月末まで帳端取引を含んでいる為、
前月の締日の後から前月末まで(帳端伝票)を必ず入力しなければなりません。
請求書発行・支払予定表発行・等が不完全な状態になるからです。

  ★ 会社全体の取引がシステム導入と同時に始まる場合は ★ 

  開始残高入力設定を全て\0に設定し取引毎に伝票入力をします。

  ★ 会社全体の取引がシステム導入以前より存在する場合は ★ 

まずシステム導入月の月初日付から伝票を全て入力してください。
そして次に前月全ての伝票を取引先毎、締日毎に仕分けしてください。
月末締取引先の前月伝票は全て入力は不要です。
それより他の締日取引先の伝票は伝票日付が締日より後からシステム導入の前月末までの帳端伝票を入力してください。(締日より以前の伝票は入力不要です)
           
   もっと簡単な開始残高設定

システム導入年度開始日は
 初めてシステムに売上・入金・仕入・出金入力をおこなう月初日付(月初で指定)(例:2006/08/01)

  ★ 会社全体の取引がシステム導入と同時に始まる場合は ★

     取引先の開始残高入力設定を全て\0に設定し取引毎に伝票入力をします。

  ★ 会社全体の取引がシステム導入以前より存在する場合は ★

売掛開始残高は、
 前月売掛集計された売掛残高を入力してください。(前月末日の残高)
請求開始残高は、
 前月売掛集計された売掛残高を入力してください。(前月末日の残高)
買掛開始残高は、
 前月買掛集計された買掛残高を入力してください。(前月末日の残高)
支払開始残高は
 前月買掛集計された買掛残高を入力してください。(前月末日の残高)

そして
システム導入月の月初日付から通常どうり伝票を入力してください。

注意:この処理だとシステム導入月だけ取引先と残高は合っているが、請求及び支払い明細件数が少なくなります。

締日とその指定による請求範囲を表示します。

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支払条件は 全仕入先への支払条件となる 支払条件設定 と 
個々の仕入先に対する設定となる 仕入先マスターの支払条件 で決定されます
支払集計実行後、支払金額表(仕入先別に金種が支払予定欄に設定されている帳票)、その他の帳票を作成しますが、
その支払金額表、その他の帳票の金種、他の条件設定をおこないます。

支払条件設定とは
会社の支払条件の基本を設定する処理で、毎月の支払日・支払サイクル(当月;翌月;翌々月;翌々々月 )・等を設定します。

仕入先マスターの支払条件とは
   各仕入先の設定で、締日・支払金種・等を設定し、個々の仕入先対象の設定です。

金種の設定の仕方

支払額が支払条件設定の手形支払適用金額以上 に至った場合に金種を手形出金に変えたい場合は
手形出金を指定する(支払条件設定の手形支払適用金額未満は銀行振込出金になる)

高額支払でも小額支払でも指定金種で支払したい場合は
現金出金
小切手出金
銀行振込出金
を選択して指定する

支払条件設定 ボタンをクリックすると

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  支払条件設定は

    毎月の支払日      自社の毎月の支払日です。
支払サイクル 自社の支払サイクルです。(当月;翌月;翌々月;翌々々月 から選択してください。)
手形支払適用金額 買掛支払時、この指定金額より以上の支払額が手形支払対象になります。
手形支払郵便送料 支払手形の送料(郵便送料、他(支払時の値引処理))を指定します。

支払時の銀行振込手数料設定(値引)
振込金額分岐額(銀行側指定額) 銀行振込手数料の料金分岐額です。
振込金額分岐額未満振込手数料 振込金額が振込金額分岐額未満の振込手数料です。
振込金額分岐額以上振込手数料 振込金額が振込金額分岐額以上の振込手数料です。

以上のように設定してください。

*****振込手数料設定と問題点*****

    ★ 各企業の経理処理上の問題点

支払金額表フォームの振込手数料設定(手数料値引設定)と問題点 ボタンをクリックすると
全ての経理担当者(販売管理ソフトを度外視)の共通の問題点が表示されます。

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          経理パソコン初心者の為に最後に一言
          データーベース作成が 経理処理をパソコンでやる上で 一番重要な処理になります。
          がんばってください。

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