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<システムのねらい>                                

 産直ギフトの業務は、「お客様への案内状の送付 → 受注・注文入力 → 配送伝票の印刷 → 荷造・出荷 → 請求書の送付
 → 入金 → 売上分析 → 顧客管理(礼状や年賀状の送付)」 というサイクルの繰り返になります。
 本システムは、これら業務をパソコンを活用することで、
業務効率の向上作業の品質の向上(出荷ミスや請求ミスの撲滅)、
 
顧客サービスの向上を目指しています。 
 案内状を送る際に「前回のお届先をプレ印刷した事前申込書」を送付することにより、お客様の利便性を向上させると同時に、
 確実にリピートオーダーを確保することが可能になります。(ここがお勧めポイントです)
 本システムの狙いは、
「お客様とのいい関係」を築いて、「売上の拡大」につなげることを目標としています。
 
                      


<システムの流れ>          ※ 下線部をクリックすると、画面または帳票サンプルが別画面で表示されます
1. 案内状&申込書の送付
 お客様から注文をいただくために重要な 案内状 と 前回の注文(お届先)をプレ印刷した 申込書 を作成します。
 お客様は前回の実績を見ながら、申込欄に○を付けて、今回注文する商品を入力するだけなので、簡単に注文ができます。 
 業者様にとっては早い時期に注文が確保できるというメリットがあります。
 また、案内状に宛先を印刷して、申込書と一緒に3つ折りにして、窓付封筒で郵送することも可能です。
 これにより、業務の大幅な効率化と申込書を違うお客様に送ってしまうというミスが防止できます。
 最近、非常にシビアになっている「個人情報保護」の面からも安心できる機能です。

2. 受注・注文入力
 受注したら、注文を入力しますが、いかに素早く間違えないで入力できるかがポイントです。
 「顧客-注文一覧」画面で顧客を選択するとお届先の履歴が表示され、電話で受けながら、入力することも可能です。
 同じお届先に送る場合は、[参照入力]ボタンをクリックして、商品をリストから選択するだけで完了します。
 「注文入力」画面 は字が大きく、わかりやすいレイアウトで、簡単に入力できるよう工夫されています。
 ① 郵便番号を入力すると住所が取り込まれます(住所→郵便番号の変換も可能) 
 ② TELを入力すると顧客マスタおよび配送履歴から住所・氏名が取り込まれます
 ③ 商品をリストから選択して、数量を入力すれば、商品の金額と送料が全て自動的に計算されます。
   商品点数が2点以上の場合は、小包サイズの数を入力して、電卓のように計算できます。
 ④ 組合せ商品の場合、組み合わせ内容に合わせて割増料金を自動計算、請求書に内訳が印刷できます。
 ⑤ 配達指定がある場合は、カレンダで配達日を選択し、時間帯もリストから選択できます
 ⑥ 冷蔵・冷凍、のし指定、メモなども、マウスでクリックするだけで入力できます
 キー入力は、新規の顧客とお届先の名前と住所の番地以降だけで、すばやく簡単に入力できます。 
 注文データはパソコンの中に記録されて、いつでも内容を確認することができます。
 
3.配送伝票の印刷
 注文入力が終わった時点で 配送伝票が印刷できます。(即時印刷モードのとき)
 後でまとめて印刷することもできます。(一括印刷モードのとき)
 ぶどう農家のように収穫してすぐ出荷する場合は「即時印刷モード」が、りんご農家のように収穫した後で、
 まとめて出荷する場合は、「一括印刷モード」が便利です。 お客様の運用に合わせて選択していただけます。
 「ヤマトB2システム」「ゆうパックプリントR」と連動して、剥離式の配送シールに印刷できます。
 配送伝票の印刷タイミングで配送データを内部に蓄積し、任意のタイミングでCSVファイルに出力することができます。

4. 荷造・出荷
 今日出荷する一覧表を印刷すれば、どのケースをいくつ作ればいいか把握できます。
 配送伝票に商品コード(商品名)・個数・のし指定が印刷されるので、配送伝票を見ながら荷造り作業ができます。
 出荷管理機能により、出荷漏れやミスを防ぐことができます。 
 出荷管理の方法として、出荷した日をシステムに登録する「出荷実績モード」と、出荷すべき日=出荷指示日を登録して、
 それに従って 出荷する「出荷計画モード」が選択できます。
 受注・出荷状況表により、商品別および商品区分別に受注と出荷済み/未出荷の状況が把握できます。

5. 請求書の印刷→送付
 請求書は、1顧客の複数の注文をまとめて1枚の請求書に印刷できます。
 注文一覧画面で、複数の注文を選択して、[請求書]ボタンをクリックすると、注文NOとお届先が入った請求書
 印刷されます。 尚、請求書のほか、納品書、領収書など自由なレイアウトの帳票が設計できます。
 郵便払込取扱票を使用している場合は、その用紙に支払者の住所と名前、金額が印刷できます。
 市販の郵便振替票付きの用紙に、宛先と請求書を印刷して、3つ折りにして、窓付封筒に入れることにより、
 手作業が大幅に省かれ、かつ間違えなく郵送することができます。(郵便振替票付請求書
 通信欄に注文NOを印刷することにより、入金の管理(消し込み)が確実にできます。

6.入金管理
 システムに入金を登録することで、入金状況が把握できます。 また、未入金の注文リストが印刷できます。

7.年賀状(お礼状)
 購入いただいたお客様への御礼状や顧客への年賀状を送る場合に、いろいろな条件で顧客を抽出することができます。
 抽出した顧客の はがきの宛名印刷、封筒への宛名印刷、宛名ラベル印刷ができます。
 また、抽出結果をファイルに出力して、他のソフト(筆まめなど)に持っていくことも可能です。

8. 売上集計&分析
 「顧客別注文一覧、顧客別集計表(注文件数と金額)、商品別集計表(販売個数・金額・商品区分別数量)、月別販売数量
 ・金額」の集計が、1タッチで即座にできます。 今年の販売集計を基に来年の生産・販売計画を検討いただけます。

9. 顧客の購入分析と顧客メンテナンス
 過去8年間の顧客別購入履歴が集計でき、さまざまな条件で顧客を抽出することができます。
 (例えば、10回以上で50000円以上購入いただいた顧客、過去3年連続で購入いただいた顧客、3年間に購入実績のある
 顧客、一昨年注文があったが昨年注文がなかった顧客など)・・・ 
 抽出した顧客に対して、宛名ラベル、はがき・封筒への宛名印刷、顧客名の入った御礼状や案内状の印刷が可能です。
 過去のお届先や注文データをプレ印刷した申込書も作成できます。(⇒ 1.項につながる)
 顧客の購入実績から顧客ランクの再設定が可能です。
 同じお客様なのに重複して顧客マスタに登録されているケースを検索して、統合(名寄せ)することができます。
 (過去の注文データの注文主が名寄せした顧客に修正されます)
 毎年、顧客マスタを点検して、重複のない最新のデータに更新することができます。

 < 導入効果 >
 1~9の業務ステップの作業効率と作業品質の向上(ミスなく効率よく作業を行うこと)が可能になります。
 ミスのない作業で顧客の信頼を得ることに加え、タイミングのいい案内状や御礼状、さらに本システムの特徴である
 「注文する顧客の立場に立った申込書」により、顧客とのリレーションシップ(いい関係)を醸成することができます。
 「高品質な商品」を生産することに加えて、「作業の品質、業務の効率、顧客サービス」 の3つを向上させ、
 毎年の業務サイクルの中で、繰り返して改善して行くことが重要です。


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